Comment faire un devis avec Gesco

Étape 1 : Accéder à la section Devis

Dans le menu général, cliquez sur "Devis" pour afficher la liste des devis existants.

Étape 2 : Créer un nouveau devis

Cliquez sur le bouton "NOUVEAU" en haut à droite de l'écran.



Le formulaire de création du devis s'affiche automatiquement.

Étape 3 : Remplir l'en-tête du devis

Création / recherche du client :
Commencez à taper dans le champ "Client/Raison sociale" pour rechercher un client existant ou créez directement votre client à la volée (il viendra alimenter votre base clients).

Saisir les informations obligatoires
Client/Raison sociale (si non remplie automatiquement).
Date de pièce, qui est par défaut la date du jour mais modifiable.
Si besoin, saisissez des informations supplémentaires comme l'adresse et les coordonnées du contact client.

Le numéro de TVA intra communautaire obligatoire pour un client professionnel.
Cliquez sur ENREGISTER (en haut à droite)

Étape 4 : Ajouter des lignes au devis

Le formulaire de création du devis s’affiche.
Vous pouvez ajouter les lignes suivantes dans le devis :

Articles : recherchez ou créez des articles à inclure dans le devis.
Commentaires : insérez des commentaires spécifiques ou préenregistrés.

Pour chaque ligne d'article, vous pouvez ajuster la quantité, le prix unitaire, les remises, et les taux de TVA. Le logiciel calcule automatiquement les totaux.

Accéder à la zone d'ajout des lignes d'un devis Cliquez sur le bouton "+" pour ajouter un nouvel article.

Recherche d’un article existant :

Tapez le nom ou la référence de l'article dans le champ de recherche.
Sélectionnez l’article dans la liste des résultats affichés.
ou Créer un nouvel article (si l’article n’existe pas encore, il viendra alimenter votre base article) :

Renseignez les informations suivantes pour votre nouvel article :

Désignation : nom ou description de l'article.
Référence (facultatif) : un identifiant unique pour l'article.
Famille article (si applicable) : permet de catégoriser l'article.
Prix d'achat unitaire HT : le coût d'achat de l'article.
Taux de marge : pour calculer automatiquement le prix de vente si applicable.
Prix unitaire brut HT : le prix que vous facturez.
Quantité : le nombre d’unités à facturer.
Unité : unité de mesure (exemple : pièce, kg, mètre, heure, etc.).
TVA : sélectionnez le taux de TVA applicable.
Remise (%) : si une remise s'applique, indiquez son pourcentage.

Une fois les informations saisies ou l’article sélectionné, cliquez sur "ENREGISTRER" pour valider et insérer l’article dans le devis. Le système calcule automatiquement les totaux basés sur les quantités, les prix, la TVA, et les remises.

Répétez l’opération autant de fois que nécessaire pour réaliser votre devis.

Étape 5 : Modifier ou ajuster les lignes d'article

Une fois l'article ajouté au devis, vous pouvez ajuster directement dans la ligne (en cliquant sur chaque élément) :

Désignation
Quantité
Prix unitaire brut HT
Remise
TVA
Ces modifications n’affectent pas la fiche de l’article dans la base de données, elles s’appliquent uniquement au devis en cours.

💡Informations supplémentaires :

Lignes spéciales :
Vous pouvez aussi ajouter des lignes de commentaires si nécessaire.
Articles négatifs :
Si vous voulez intégrer une réduction globale, utilisez une ligne d’article avec un prix négatif.

Votre devis est terminé, s'enregistre automatiquement tout à long du processus de création. Son statut est "En cours".

Etape 6 : Editer ou valider le devis

1. Qu’est-ce que "Éditer" ?

L’action "Éditer" vous permet de préparer ou partager un devis sans le valider définitivement. Cela inclut :

Générer un PDF pour vérifier ou imprimer le devis.
Envoyer un e-mail au client avec le devis en pièce jointe (si l'email du client est renseigné)

💡 Important à savoir :

Le devis reste modifiable après l'action "Éditer".
Vous pouvez faire autant d’ajustements que nécessaire avant de le valider.

Permet aussi des validations plus complexes (partielles, factures d’avancement, proformas).

2. Qu’est-ce que "Valider" ou "Facturer" ?

La validation d’un devis correspond à un engagement formel qui signifie que votre client a accepté les termes proposés. Voici pourquoi il est conseillé de valider le devis uniquement après l’accord du client. L’action "Valider" sert à finaliser un devis. Une fois validé, le devis :
Est verrouillé contre toute modification.
Peut être transformé en commande ou en facture.


Pour les validations plus complexes dans "Avancé", il faut utiliser "Passer en commande".

💡 Important à savoir :

Une fois validé, le devis ne peut plus être modifié.
Si des corrections sont nécessaires, il faudra dupliquer le devis ou en créer un nouveau.

Différences principales entre "Éditer" et "Valider”

Critère	Editer	Valider
Statut du devis	Restera en "provisoire" ou "en cours"	Passe à validé
Modifications	Possibles	Impossibles
Utilisation principale	Prévisualiser ou envoyer un devis temporaire	Finaliser le devis

Devis et facture en 60 secondes avec Gesco (Essentiel)

Mis à jour le : 29/11/2024