OCR : Comment importer des factures de vente et d’achat.

Grâce à la technologie OCR, il est désormais possible d’importer facilement des factures via deux options pratiques :

Le téléchargement de documents depuis l’application.
La prise de photo directement depuis votre téléphone portable.

Dans ce tutoriel nous vous expliquons pas à pas la marche à suivre.

1- Depuis l’application zenfirst tréso

Dans le menu, vous trouverez deux icônes représentant des documents. La première, avec un signe "+", est dédiée aux factures de vente (encaissement). La deuxième, avec un signe "-", est destinée aux factures d’achat (décaissement).

Onglet facture de vente

Sur cet écran, vous retrouverez toutes vos factures de vente engagées.

Pour ajouter une nouvelle facture, cliquez sur "Ajouter des factures engagées".
Ensuite, sélectionnez "Importer des documents via OCR".



Un écran apparaît, vous permettant d’ajouter un ou plusieurs fichiers. Vous pouvez rechercher des fichiers sur votre ordinateur ou simplement glisser-déposer les fichiers.

Les formats de fichiers supportés sont PDF, PNG et JPG ou PJEG.
Une facture importée peut comporter une ou plusieurs pages.
Vous pouvez importer plusieurs factures en même temps, mais attention : les fichiers doivent être séparés.

Cliquez sur "Ajouter" pour finaliser l'importation.



Description des statuts :
Pendant la phase d’import de la facture (lecture via OCR), celle-ci est indiquée : “En attente”
Une fois importée, elle passe en “À valider”. Même si l’IA est puissante et reconnaît une facture, il vous faut vérifier ses différentes informations avant de la valider.



Une fois la vérification terminée, cliquer sur “Valider”, elle passe alors en statut “Validée” dans le tableau. La facture suivante s'affiche.

Les factures de vente importées via OCR sont toutes disponibles dans l’onglet “Importées OCR”



Catégorisation des factures
Sur cette page, vous pouvez catégoriser les factures grâce au menu déroulant. Par défaut, ce sont les catégories d’encaissement qui sont proposées.

Astuce : Si vous vous êtes trompé et avez importé une facture d’achat dans une facture de vente, utilisez les trois points en bout de ligne de la facture et choisissez "Utiliser les catégories opposées". La facture sera alors déplacée dans l’onglet facture d’achat.



Gestion des doublons
Si une facture est importée en plusieurs exemplaires, les doublons seront alors visibles dans l’onglet “Doublons”.
Pour supprimer les factures importées en plusieurs exemplaires, cochez les factures et, trois points à gauche du bouton catégoriser, puis supprimer.

Onglet facture d’achat

Le fonctionnement est identique 🙂

2- Depuis le téléphone portable

Nous avons développé une interface mobile pour que vous puissiez prendre vos factures, tickets de caisse et autres justificatifs d’achat et de vente en photo.

Depuis votre téléphone (ou tablette), rendez-vous sur : ocr.zenfirst.fr
Connectez-vous à votre compte zenfirst tréso avec les mêmes identifiants que pour l’application.
Choisissez l'entreprise dans laquelle vous voulez importer une ou plusieurs factures.
Choisissez facture d'achat ou facture de vente.
Puis : "Prendre une photo"

Vous pouvez sélectionner une photo dans votre photothèque ou prendre la photo ou importer un document.
Une fois la photo ou le document sélectionné, cliquer sur lancer "l'OCR"
Vous retrouverez votre facture dans la liste des factures engagées.

Cliquez sur le bouton ajouter une facture pour importer une nouvelle facture.

Vous savez maintenant importer des factures engagées via l'OCR dans zenfirst tréso.

Mis à jour le : 01/10/2024